Hoppa till innehåll

Anti-pilot

För att få plats för nya lösningar måste vi samtidigt ta bort och sluta göra sådant som inte fungerar så bra eller som inte behövs längre.

Detta kan tyckas självklart, men det finns flera studier som visar att vi ofta upplever det som svårare och jobbigare att ta bort något än att lägga till något. Speciellt om det är något vi har investerat tid, pengar eller andra resurser i.

Att sluta tvärt med ett arbetssätt eller verksamhet kan uppfattas som något riskfyllt och skrämmande. Därför använder vi en metod för att under en begränsad tid kunna testa vad som händer om vi slutar eller stänger ner något – innan vi gör det slutgiltigt. Det kallas att göra en anti-pilot.

Metoden och materialet är framtaget av Ulrika Lundin, tidigare verksamhetsledare på Innovationsguiden, SKR.

Läs mer om "ta bort"-tanken

Bara tanken på att ta bort något helt eller delar av kan lösa upp mentala spärrar och hjälpa oss att upptäcka nya, kreativa lösningar. Men studier visar att det är jobbigare och mer mentalt ansträngande att ta bort än att lägga till. Det tar också emot att ta bort något vi lagt ner så mycket möda, tid och resurser i.

Vi är inte heller vana att inventera eller kartlägga våra processer eller tjänster, samtidigt som det är en viktig nyckel för att synliggöra och förstå hela ”kedjan” och på så sätt hitta hinder eller tidstjuvar som vi kan ta bort.

Det är väldigt svårt för oss att tänka ut hur en lösning kan se ut utan en viss komponent eller ett visst moment. Vi sitter fast i något som kallas funktionell och strukturell låsning, som innebär att vi inte kan se förbi hur ett objekt eller situation traditionellt används eller är uppbyggd. Därför behöver vi dels bryta ner vår process i mindre byggstenar, dels på riktigt testa att fysiskt ta bort något.

Att sluta tvärt med ett arbetssätt eller verksamhet kan uppfattas som riskfyllt och skrämmande så därför har vi tagit fram ett tanke- och arbetsverktyg för att under en begränsad tid testa vad som händer om vi slutar med något – innan vi gör det slutgiltigt. Vi kallar det att göra en anti-pilot.

Vi kan också behöva göra en anti-pilot på vår egen kunskap och expertis. Om man jobbar med förändring måste man vara beredd att offra det man lärt sig för att kunna ta emot ny kunskap som krävs för att nå framgång.

En anti-pilot i korta drag

Steg 1: Gör en lista på saker som inte fungerar eller skapar värde.

Identifiera och gör en lista på moment, komponenter, processer, möten eller roller som ur ett användar- och medarbetarperspektiv inte skapar värde, är ett hinder, en tidstjuv, inte fungerar eller uppskattas eller frågor/problem som ständigt återkommer.

Steg 2: Reflektera kring konsekvenser.

Resonera helt kort kring vad som skulle kunna hända om ni tog bort ett moment/process/roll? Vilka effekter och konsekvenser kan det få: För användaren? För medarbetare? För andra aktörer? För verksamheten i stort?

Steg 3: Gör en anti-pilot.

Testa nu – under en begränsad tidsperiod och i liten skala ute i verksamheten – att ta bort eller sluta med den eller de komponenter/moment som ni valt ut. Gör en snabb nulägesanalys innan ni gör testet, för att kunna jämföra med när testet avslutas.

Steg 4: Dokumentera anti-piloten.

Dokumentera anti-piloten: Vad hände? Är det något vi kan sluta med permanent/göra mindre av för att ge plats åt annat som fungerar bättre, sparar tid eller förbättrar användarupplevelsen? Gör en snabbuppföljning efter testet för att se hur testet upplevdes och vad resultatet blev.

Goda exempel

Anti-pilot på rapportering av körstatistik

Genom att tänka anti-pilot upptäckte vi att vi begärde in manuell rapportering för körstatistik samtidigt som vi faktiskt redan hade all data vi behövde från andra automatiskt genererade källor. I en anti-pilot har vi därför testat att plocka bort den manuella rapporteringen. Än så länge har ingen saknat den!

Anti-pilot på ansökning om busskort på papper

Administrationen på barn och utbildning har identifierat ansökan om busskort för gymnasieeleverna som en onödigt krånglig process. I en anti-pilot testar man därför att helt enkelt ta bort ansökningsförfarandet.

Anti-piloten innebär att eleven slipper ansöka på papper. Kontaktcenter Tomelilla direkt och barn och utbildning slipper hantera pappret. Elever i ålder för årskurs 1 i gymnasiet får istället ett busskort aktiverat och sedan avaktiveras detta när kontrollistorna från gymnasierna kommer i augusti/september. Det betyder att några få elever som inte är berättigade till busskort kan använda det i någon vecka i början av terminen. Åk 2 och 3 behöver inte söka om att aktivera sitt busskort och om någon hoppat av gymnasiet eller flyttat från kommunen regleras detta efter att kontrollistorna kommit.

Testet utförs inför höstterminens start 2022 och utvärderas i september.

tre papplådor med vita kugghjul på. Den mellersta lådan är överstruken med ett rött kryss.